KONGRESOVÉ SLUŽBY – kalendář kongresových akcí

KONGRESOVÉ SLUŽBY

Existuje kalendář kongresových akcí = tyto musí být synchronizovány, aby se navzájem nepřekrývaly podobně orientované kongresové akce.

Organizačně-technické zabezpečení je důležité, aby všechny zainteresované osoby byly poučeny co mají dělat + vypracován seznam úkolů a k tomu přiřazená konkrétní odpovědná osoba – to by měla synchronizovat pracovní komise – tyto výbory organizují (připravují) celý kongres – přípravná fáze je nejdůležitější => co zahrnuje:

1) přípravu odborného programu
2) časový harmonogram – určení času vystoupení a času diskuse – speaker vede diskusy, má právo přerušit výstup, jasně a striktně musí vystupujícího upozornit na časový limit
3) určit místo akce a vybrat jednací prostory
4) dopravní, ubytovací a stravovací služby – konkrétní rezervace, ve smlouvě se všemi zařízeními upraveno, že vše bude upřesněno po příjezdu účastníků
5) zabezpečit doplňkový program – i za cenu jeho neobsazení
6) včas zabezpečit a připravit kalkulaci akce – nelze zdražovat účastnický poplatek + na pozvánce napsat jak je to s manipulačním poplatkem – platba předem nebo na místě
7) příprava a dostatek tištěných materiálů
8) nepodceňovat propagaci akce
9) promyslet celý otevírací ceremoniál – koho pozvat, kam je usadit, kdo provede, jak se dále postarat