Zpracovaná nabídka by měla obsahovat:

Zpracovaná nabídka by měla obsahovat:
 informace o akci: datum a čas konání akce, počet osob, místo konání, druh akce, objednavatel
 návrhy na gastro. služby – návrhy menu vč. nápojů
 nabídku ostat. služeb – technika, dekorace……
 návrhy na uspořádání prostor
 vlastní průběh akce – časový harmonogram, zahájení a ukončení akce, přípravné a závěrečné práce
 cenová kalkulace – cena menu na osobu, cena za jednotl. služby (s nebo bez DPH)

Při předběžném jednání bývá stanoven termín definitivního příslibu nebo odřeknutí akce, tzv. opce.

Objednávka na zajištění a realizaci požadované akce má zpravidla písemnou formu. Smlouva o uspořádání jakékoli akce v prostorách hotelu představuje zpravidla smluvní mix (smlouva nájemní, zprostředkovatelská a smlouva o dílo).

Uzavřená smlouva zpravidla obsahuje:
 smluvní strany
 předmět smlouvy se specifikací: smlouva je uzavřená dohodnou-li se obě strany na jejím obsahu
 cena (rozpočet na osobu, nájem, ostatní služby), způsob úhrady, splatnost ceny, ceny s DPH nebo bez, penalizace při nedodržení termínu splatnosti
 změny smlouvy – stanovit lhůty, do kterých je možno změn dosáhnout bez zásadního vlivu na cenu a naopak (počty účastníků, časové posuny……)
 odpovědnost – specifikovat závazky a povinnosti smluvních stran, porušení smlouvy, podmínky odstoupení od smlouvy
 zánik smlouvy – smlouva zaniká především jejím splněním, zrušení ze strany objednavatele může být smluvně sankciováno
 různé – např. odpovědnost za vzniklé škody, velké změny počtu účastníků těsně před zahájením, přinášení vlastních produktů, používání vlastního technic. vybavení…….